Comunicación institucional, comunicadores y nuevas tecnologías.

La comunicación organizacional es uno de los elementos más importantes dentro del desarrollo empresarial, con el pasar del tiempo las empresas notaron su importancia, aumentando la participación de los comunicadores y periodistas dentro de las instituciones.

Muchas organizaciones cayeron en la cuenta que sin una correcta comunicación es imposible lograr metas, aumentar productividad y generar los resultados que se deben alcanzar.
En una sociedad que está en un contante cambio, donde cada día los avances tecnológicos son más notables y útiles a las organizaciones, los profesionales deben estar atentos a todo lo que pasa en su entorno.

Los comunicadores "organizacionales", deben atender las nuevas necesidades que exigen las organizaciones, ya que por los avances tecnológicos son más las exigencias competitivas que se presentan en las organizaciones.

El rol del comunicador en una organización fue cambiando en forma progresiva y rápida, ya los comunicadores ya no son una opción en las empresas (por lo menos en las grandes empresas) son toda una necesidad.  Mientras los avances tecnológicos van evolucionando muy rápidamente, las organizaciones necesitan a un comunicador capaz de contribuir al cambio cultural empresarial, implementando modelos que le permitan cambiar la mentalidad desde sus gerentes a empleados.

Es importante que el comunicador trabaje de la mano con todas las partes de la organización, como parte de la comunicación institucional ya que obtendrá una mayor aceptación, la cual le permite que los cambios en la organización no generen caos en el personal.

El comunicador debe ser una persona idónea, creativa, competente, eficaz y líder, a la misma vez debe estar actualizado en todas las nuevas herramientas que ofrece la tecnología, como ser las redes sociales, plataformas web y aplicaciones entre otros. Para así poder elaborar estrategias comunicacionales que le permitan conectar entre sí a la organización y sus actores.

El rol del comunicador en las empresas es de vital importancia, ya que tiene en sus manos generar factores de cambio, tanto en la mentalidad como en las formas de comunicar en las organizaciones. No se puede pasar por alto que el comunicador de una organización es esa persona, que debe competir y enfrentarse a un mundo globalizado, el cual exige cada vez más.

El comunicador debe estar en constante conocimiento de las nuevas tecnologías para ser capaz de generar y crear estrategias eficaces. Ser capaz de generar contenidos que le permitan consolidar y proyectar a las empresas los objetivos planteados.

Características de la comunicación institucional

La comunicación institucional

"La comunicación institucional como disciplina surgió a mediados del siglo XX, asociada a la comunicación de empresas comerciales, que comenzaron a vender sus productos a gran escala –especialmente en Estados Unidos– y vieron la oportunidad de relacionarse con sus clientes de un modo masivo a través de las múltiples fórmulas comunicativas que ofrecían los nuevos medios."

Con el surgimiento de la comunicación institucional, se produjo una sinergia con otras disciplinas relacionadas a la comunicación como ser el marketing, la publicidad y las relaciones públicas. En conjunto hoy forman lo que es la comunicación de una empresa. Sin el marketing no habría comunicación, sin las relaciones publicas no habría comunicación institucional. Ambas se relacionan y complementan entre sí. La comunicación institucional necesita de las herramientas de otras disciplinas para poder desarrollarse de forma coherente y eficazmente. La clave está en actuar en conjunto.

Como en toda disciplina, la comunicación institucional tiene sus características que la definen como tal y son las siguientes:

• Si bien la comunicación institucional está relacionada con el marketing, la publicidad y las relaciones públicas, va más allá de las funciones realizadas por ellas, aunque necesita complementarse con ellas, la comunicación institucional busca comunicar la personalidad de la institución y los valores que la fundamentan.
  
  
• Tiene un carácter dialógico porque busca relacionarse con los miembros de la sociedad en la que está presente, con su contorno. Como así también con individuos como instituciones, contribuyendo al bien común y de la sociedad a través de sus fines específicos.
• No puede separarse la identidad de una institución y sus valores, del modo de comunicar. Su identidad debe estar en armonía con el contenido, con el modo y con la finalidad de su comunicación. Se debe desarrollar de manera coherente en relación a los valores que la definen e identifican.
• Las instituciones son responsables de sus acciones ante la sociedad y su comunicación debe tener muy en cuenta esa responsabilidad. La comunicación institucional de una empresa debe ser responsable con las acciones que tome en relación al entorno.
• Una buena comunicación institucional busca la armonía entre las tres imágenes procurando que se identifiquen: la imagen que se desea dar, la imagen real de la institución y la imagen percibida. Debe tener cuidado con la forma en la que se comunica. Debe cuidar la imagen de la institución para que no sea percibida de un modo equivocado y que la percepción coincida con la realidad.

Varias funciones dentro de la empresa...

La comunicación institucional no se identifica solamente con la información ofrecida por quienes coordinan las actividades comunicativas en la empresa. Existe un tipo de comunicación institucional formal que es la que realizan quienes están oficialmente designados para ello.

Hay otro tipo de comunicación que es informal: la que transmiten quienes forman la institución con su modo de actuar y proceder, ya que aunque no estén investidos de autoridad son percibidos como parte representativa de la organización.

"Todo acto realizado por la institución tiene entonces una repercusión social que muchas veces es interpretada por la sociedad como comunicación institucional."

Para concluir entonces, la comunicación institucional se encarga de gestionar todos los contactos comunicativos de la institución y sus miembros con los diversos públicos, sean externos o internos.

La comunicación en una empresa, es importante?

Las organizaciones no pueden existir sin comunicación

Hoy en día si no hay comunicación mínima dentro de una empresa es imposible que la organización funcione bien. Por ejemplo sin comunicación, se limitaría a que los empleados no sepan qué hacen sus compañeros u obligaría que la dirección reciba información y que supervisores y líderes de equipos solamente giren instrucciones de manera mecánica.

La coordinación del trabajo sería imposible en estas condiciones, lo que provocaría el colapso de las organizaciones. La cooperación se volvería también imposible, ya que que las personas no pueden comunicar a los demás sus necesidades y opiniones. Podría decirse entonces sin dudas que cada acto mínimo de comunicación influye en la organización de alguna manera.

La comunicación contribuye al cumplimiento de todas las funciones administrativas básicas como ser la planificación, organización, dirección y control. El fin es que las organizaciones puedan alcanzar sus metas y vencer los desafíos que se les presentan.

Cuando la comunicación es eficaz en la parte interna de una organización, tiende a alentar un mejor desempeño y una mayor satisfacción laboral de su empleados. La gente comprende mejor sus tareas y se siente más involucrada en ellas. Existe un compromiso gracias a la comunicación, el ser parte de la institución.

La buena comunicación juega un papel muy importante con los empleados ya que es la manera de escuchar cuales son los problemas que existen internamente que pueden llegar a afectar externamente a la empresa. Una buena comunicación frecuente puede detectar en el momento adecuado el comienzo de una crisis.

Además el diálogo constante con las personas hace que se sientan identificadas y a gusto con lo que hacen. Al poder dialogar con sus superiores, hacer llegar sus inquietudes y preocupaciones, hace que las personas se sientan escuchadas y valoradas.
Es tarea de la comunicación interna, el cuidar esa parte valiosa de la organización: la comunicación con sus empleados, ya que es una parte muy importante en la comunicación institucional.

Entonces, la comunicación dentro de una empresa es el pilar que sostiene la buena armonía y ambiente laboral, como así también la imagen positiva del público externo al mirar hacia la empresa con el "lado humano".

Un poco de historia...

¿Qué es la comunicación institucional? ¿ De dónde surge? ¿Desde cuándo la comunicación juega un rol tan importante en una empresa? ¿Que tan importante es la comunicación en el ámbito organizacional?¿Siempre fue así? 

Para contestar algunas de estas preguntas primero empecemos definiendo que es la comunicación institucional:

"La comunicación institucional es aquella que se realiza de modo organizado por una institución y va dirigida a las personas y grupos del entorno social donde se realiza su actividad. Su objetivo es establecer relaciones de calidad entre la institución y los públicos a los que se dirige, para darse a conocer socialmente y proyectar una imagen pública adecuada a sus fines y actividades."

A través de la historia... 

Si nos remontamos un poco hacia a la historia de la comunicación institucional, descubriremos que su nacimiento está ligado a la aparición de las instituciones.

La comunicación institucional ha ido evolucionado desde las antiguas tribus nómadas, que unían esfuerzos para cazar. Mientras evolucionaban las sociedades, iban creando sus propias instituciones que respondían a funciones muy diversas como por ejemplo: de defensa, comerciales, religiosas, políticas, culturales, y otras. Estas instituciones tenían un lugar en la sociedad y proponían ideas, modos de gobernar y valores.

A lo largo de la historia ha variado el modo de difundir ideas en la sociedad, por ejemplo, Julio César ya ofrecía en sus escritos una visión particular de su Imperio que podría compararse con tipos de comunicación política e institucional de nuestros días, como la justificación de una intervención armada en un país.

¿Que ocurrió entonces para que la comunicación se encuentre vinculada a una empresa?

La creación de la imprenta fue el impulso decisivo para la propagación institucional de las ideas presentes en la sociedad desde sus orígenes, ya que tenía una enorme capacidad de difusión. Se aprovecharía la imprenta para difundirlas de modo masivo frente a los adversarios en situaciones de conflicto religioso o político.

Más adelante, con el crecimiento de la burguesía y el desarrollo mercantil, la imprenta mejoró sus posibilidades y nacieron los primeros periódicos y hojas volanderas, ligados a la información comercial y a la política.

A partir de los siglos XIX-XX, el enorme desarrollo económico-industrial y los adelantos científicos provocaron el descubrimiento de nuevos medios de comunicación con un potencial de difusión extraordinario: primero la radio, después la televisión y, más adelante, la tecnología digital o Internet. Estos medios configuraron una nueva sociedad, la sociedad de la información, que da vida a una cultura global y sitúa a los medios de comunicación en el centro del debate político, religioso, comercial e ideológico desde el siglo XX. A partir de aquí se empieza a hablar de la comunicación institucional como una disciplina infalible de una empresa.

"La comunicación institucional como disciplina surgió a mediados del siglo XX, ligada a la comunicación de empresas comerciales, que comenzaron a vender sus productos a gran escala –especialmente en Estados Unidos– y vieron la oportunidad de relacionarse con sus clientes de un modo masivo a través de las múltiples fórmulas comunicativas que ofrecían los nuevos medios."

Entonces la comunicación institucional tal y como la conocemos hoy surgió a través del tiempo y con ciertos procesos. Ocurrieron algunos factores para que la comunicación sea tomada en cuenta a la hora de organizar una empresa. En conjunto con otras disciplinas como el marketing, como la publicidad y las relaciones públicas, se fue formando la comunicación institucional actual.